1. Eingang
LiveKI-Telefon nimmt eingehende Anrufe an, qualifiziert nach Betriebsregeln und erfasst Rückrufbedarf.
Vom Anruf zum nächsten Schritt
Was passiert nach dem Anruf?
Ein Kunde fragt nach einer Badsanierung. Nach dem Gespräch braucht dein Team Kontaktdaten, den gewünschten Umfang und einen klaren nächsten Schritt. So führt Griffi die Anfrage bis zum prüfbaren Angebotsentwurf weiter.
Aus dem Pilotbetrieb
Unser erster Pilotkunde · Griffi Belege
92 %
weniger Zeit für Belegarbeit
Berichteter Vergleich unseres ersten Pilotkunden, gerundet.
Außerdem: 50 sichtbare KI-Antwortentwürfe 6 in Griffi ausgestellte Rechnungen
So ordnen wir die Zahlen ein
Die Zeitersparnis beruht auf dem berichteten Vorher-nachher-Vergleich eines Pilotkunden für seine Belegarbeit und ist auf ganze Prozent gerundet. Der Aufwand hängt von Belegmenge und Arbeitsablauf ab.
Die Nutzungszahlen sind eine Bestandsaufnahme vom 4. September 2026 für den Zeitraum 1. Juli – 4. September 2026: im Postfach sichtbare Antwortentwürfe und in Griffi ausgestellte Rechnungen. Entwürfe sind vorbereitete Antworten; ausgestellte Rechnungen sind keine Aussage über Versand oder Zahlung.
Nach dem Anruf
Das Anliegen ist aufgenommen. Die nächsten Aufgaben bleiben im Blick.
2. Termin
LiveEin passender freier Termin kann im eingehenden Gespräch angeboten und bestätigt werden.
3. Vorgang
LiveKontakt, Anliegen, Gespräch und nächster Schritt bleiben in der Zentrale zusammen.
4. Dokument
Live als EntwurfGriffi kann im Chat oder per Browser-Spracheingabe prüfbare Angebots- und Rechnungsentwürfe vorbereiten.
5. Foto-Nachfrage
LiveBei dokumentiertem Fotobedarf und gültiger Einwilligung kann Griffi nach dem Anruf einen zeitlich begrenzten Upload-Link über den eingerichteten SMS- oder E-Mail-Kanal senden. Im Griffi-Chat vorbereitete Fotoanfragen prüfst und sendest du selbst.
6. Abnahmeprotokoll
LiveDie Zentrale bereitet ein prüfbares Abnahmeprotokoll vor. Mängel, Fotos und vereinbarte Fristen bleiben nachvollziehbar; Abschluss und Unterschriften übernimmt dein berechtigtes Team.
Leistungen im Vergleich
Wer übernimmt welche Büroaufgabe?
Die Matrix vergleicht Aufgabenmodelle, keine Marken. „Möglich“ ist bei einer Bürokraft keine Verfügbarkeits- oder Kostenzusage; bei Griffi steht der konkrete Verkaufsstatus.
| Aufgabe | Reines KI-Telefon | Bürokraft | Griffi |
|---|---|---|---|
| Anruf annehmen & qualifizieren | Kernaufgabe | Möglich | Live |
| Bestätigten Termin buchen | Je nach Kategorie | Möglich | Live |
| Angebotsentwurf vorbereiten | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | Live, mit Freigabe |
| Rechnungsentwurf / E-Rechnung | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | Live: ZUGFeRD/Factur-X EN16931 |
| Mahnwesen | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | Live; Brief-PDF, Versand manuell |
| DATEV-Übergabe | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | CSV-Export live; kein API-Abgleich |
Kein Banking/Kontenabgleich, keine UStVA/ELSTER-Übermittlung und kein DATEV-API-Abgleich. Dokumente werden geprüft und manuell freigegeben; E-Mails und Mahnbriefe gehen nicht automatisch raus.
Für die Entscheidung
Vom Gespräch zur prüfbaren nächsten Aufgabe.
Prüfe nach jedem Anruf drei Punkte: Sind Anliegen und fehlende Angaben wiederzufinden, ist die nächste Aktion klar und bleibt die fachliche Freigabe beim Team? So wird aus Telefonannahme ein bearbeitbarer Vorgang.
Häufige Fragen
Was passiert bei Griffi direkt nach einem Anruf?
Gespräch, Kontaktdaten, Anliegen und vereinbarter nächster Schritt werden als Vorgang in der Zentrale zusammengeführt. Je nach freigegebener Konfiguration folgt ein bestätigter Termin oder ein Rückruf.
Erstellt Griffi automatisch Angebote und Rechnungen?
Griffi kann prüfbare Entwürfe vorbereiten. Ein Mensch kontrolliert Inhalt und Preis und gibt die Finalisierung oder den Versand frei.
Werden Fotos nach jedem Anruf automatisch angefordert?
Nein. Griffi fragt Fotos nur bei dokumentiertem Bedarf und gültiger Einwilligung an. Der zeitlich begrenzte Upload-Link kommt per SMS oder E-Mail.
Ersetzt Griffi eine Bürokraft vollständig?
Nein. Griffi übernimmt klar begrenzte, wiederkehrende Eingänge und Arbeitsschritte. Ausnahmen, Fachentscheidungen, Freigaben und persönliche Betreuung bleiben beim Menschen.