1. Eingang
LiveKI-Telefon nimmt eingehende Anrufe an, qualifiziert nach Betriebsregeln und erfasst Rückrufbedarf.
Entscheidungshilfe für Betriebe
KI-Telefon oder Bürokraft – was braucht mein Betrieb?
Wenn vor allem das Telefon unterbricht, ist die Lösung eine andere als bei offenen Angeboten, schwierigen Kundenfällen oder fehlender Büroverantwortung. Mit drei Fragen findest du heraus, wo dein Betrieb zuerst Entlastung braucht.
Aus dem Pilotbetrieb
Unser erster Pilotkunde · Griffi Belege
92 %
weniger Zeit für Belegarbeit
Berichteter Vergleich unseres ersten Pilotkunden, gerundet.
Außerdem: 50 sichtbare KI-Antwortentwürfe 6 in Griffi ausgestellte Rechnungen
So ordnen wir die Zahlen ein
Die Zeitersparnis beruht auf dem berichteten Vorher-nachher-Vergleich eines Pilotkunden für seine Belegarbeit und ist auf ganze Prozent gerundet. Der Aufwand hängt von Belegmenge und Arbeitsablauf ab.
Die Nutzungszahlen sind eine Bestandsaufnahme vom 4. September 2026 für den Zeitraum 1. Juli – 4. September 2026: im Postfach sichtbare Antwortentwürfe und in Griffi ausgestellte Rechnungen. Entwürfe sind vorbereitete Antworten; ausgestellte Rechnungen sind keine Aussage über Versand oder Zahlung.
Nach dem Anruf
Das Anliegen ist aufgenommen. Die nächsten Aufgaben bleiben im Blick.
2. Termin
LiveEin passender freier Termin kann im eingehenden Gespräch angeboten und bestätigt werden.
3. Vorgang
LiveKontakt, Anliegen, Gespräch und nächster Schritt bleiben in der Zentrale zusammen.
4. Dokument
Live als EntwurfGriffi kann im Chat oder per Browser-Spracheingabe prüfbare Angebots- und Rechnungsentwürfe vorbereiten.
5. Foto-Nachfrage
LiveBei dokumentiertem Fotobedarf und gültiger Einwilligung kann Griffi nach dem Anruf einen zeitlich begrenzten Upload-Link über den eingerichteten SMS- oder E-Mail-Kanal senden. Im Griffi-Chat vorbereitete Fotoanfragen prüfst und sendest du selbst.
6. Abnahmeprotokoll
LiveDie Zentrale bereitet ein prüfbares Abnahmeprotokoll vor. Mängel, Fotos und vereinbarte Fristen bleiben nachvollziehbar; Abschluss und Unterschriften übernimmt dein berechtigtes Team.
Leistungen im Vergleich
Wer übernimmt welche Büroaufgabe?
Die Matrix vergleicht Aufgabenmodelle, keine Marken. „Möglich“ ist bei einer Bürokraft keine Verfügbarkeits- oder Kostenzusage; bei Griffi steht der konkrete Verkaufsstatus.
| Aufgabe | Reines KI-Telefon | Bürokraft | Griffi |
|---|---|---|---|
| Anruf annehmen & qualifizieren | Kernaufgabe | Möglich | Live |
| Bestätigten Termin buchen | Je nach Kategorie | Möglich | Live |
| Angebotsentwurf vorbereiten | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | Live, mit Freigabe |
| Rechnungsentwurf / E-Rechnung | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | Live: ZUGFeRD/Factur-X EN16931 |
| Mahnwesen | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | Live; Brief-PDF, Versand manuell |
| DATEV-Übergabe | Nicht Teil eines reinen Telefondienstes | Möglich | CSV-Export live; kein API-Abgleich |
Kein Banking/Kontenabgleich, keine UStVA/ELSTER-Übermittlung und kein DATEV-API-Abgleich. Dokumente werden geprüft und manuell freigegeben; E-Mails und Mahnbriefe gehen nicht automatisch raus.
Für die Entscheidung
Entscheide nach Engpass und Verantwortung.
Bleiben hauptsächlich Anrufe unbeantwortet, prüfe zuerst Telefonannahme mit festen Fragen und Rückrufwünschen. Bleiben Angaben und Entwürfe liegen, betrachte zusätzlich Postfach, Vorgänge und Dokumente. Fehlt Verantwortung für Entscheidungen und Kundenbetreuung, bleibt eine menschliche Bürokraft wichtig.
Häufige Fragen
Wann reicht ein KI-Telefon?
Wenn vor allem eingehende Anrufe angenommen, nach festen Regeln qualifiziert und als Rückruf oder Termin weitergegeben werden sollen, kann der Telefonfokus reichen.
Wann braucht ein Betrieb eine Bürokraft?
Bei vielen Ausnahmen, persönlicher Abstimmung, fachlichen Entscheidungen und Verantwortung über Systemgrenzen hinweg bleibt eine menschliche Bürokraft zentral.
Kann Griffi Telefon und Büroprozess verbinden?
Ja. Griffi verbindet eingehende Anrufe mit Vorgängen, bestätigten Terminen sowie prüfbaren Angebots- und Rechnungsentwürfen. Freigaben bleiben beim Menschen.
Kann man klein anfangen?
Ja. Auf der Preisseite stehen die Pakete und Module. Im Gespräch lässt sich ein einzelner realer Ablauf prüfen, bevor weitere Aufgaben hinzukommen.
Teste Griffi mit einer Aufgabe aus deinem Betrieb.
Wir besprechen eine typische Anfrage und zeigen dir, was Griffi übernehmen kann und was du freigibst.