1. Binnenkomst
LiveDe AI-telefoon neemt inkomende oproepen aan, kwalificeert ze volgens jouw bedrijfsregels en noteert wie teruggebeld wil worden.
AI-telefoon of kantoorkracht: wat heeft mijn bedrijf nodig?
Als de telefoon vooral stoort, is het antwoord anders dan bij een bedrijf met offertes die blijven liggen, lastige klantdossiers of niemand die het kantoor trekt. Drie vragen laten zien waar je bedrijf het eerst ontlasting nodig heeft.
Uit de pilotpraktijk
Onze eerste pilotklant · Griffi Belege
92%
minder tijd voor bonnen
Gerapporteerde vergelijking van onze eerste pilotklant, afgerond.
Daarnaast: 50 zichtbare AI-antwoordconcepten 6 facturen opgesteld in Griffi
Zo lees je deze cijfers
De tijdsbesparing is gebaseerd op de voor-en-na-vergelijking die één pilotklant voor zijn bonnenadministratie rapporteerde, afgerond op een heel percentage. De benodigde tijd hangt af van het aantal documenten en de werkwijze.
De gebruikscijfers zijn een momentopname van 4 september 2026 over 1 juli – 4 september 2026: zichtbare antwoordconcepten in de inbox en facturen opgesteld in Griffi. Concepten zijn voorbereide antwoorden; een opgestelde factuur zegt niets over verzending of betaling.
Na het gesprek
De aanvraag is vastgelegd en de volgende taken blijven in beeld.
2. Afspraak
LiveTijdens het inkomende gesprek kan een passend vrij tijdstip worden aangeboden en bevestigd.
3. Dossier
LiveContact, aanvraag, gesprek en volgende stap blijven samen in de Zentrale.
4. Document
Live als conceptGriffi kan in de chat of via spraakinvoer in de browser controleerbare concepten voor offertes en facturen voorbereiden.
5. Foto’s opvragen
LiveAls er aantoonbaar foto’s nodig zijn en er geldige toestemming is, kan Griffi na het gesprek via het ingestelde sms- of e-mailkanaal een tijdelijk geldige uploadlink sturen. Fotoverzoeken die in de Griffi-chat zijn voorbereid, controleer en verstuur je zelf.
6. Opleveringsrapport
LiveDe Zentrale bereidt een controleerbaar opleveringsrapport voor. Gebreken, foto’s en afgesproken termijnen blijven navolgbaar; afronden en ondertekenen doet je bevoegde team.
Diensten vergeleken
Wie neemt welke kantoortaak over?
De matrix vergelijkt werkmodellen, geen merken. „Mogelijk” is bij een kantoorkracht geen toezegging over beschikbaarheid of kosten; bij Griffi staat de concrete verkoopstatus.
| Taak | Alleen AI-telefoon | Kantoorkracht | Griffi |
|---|---|---|---|
| Oproep aannemen & kwalificeren | Kerntaak | Mogelijk | Live |
| Bevestigde afspraak inplannen | Afhankelijk van de categorie | Mogelijk | Live |
| Conceptofferte voorbereiden | Geen onderdeel van een pure telefoondienst | Mogelijk | Live, met goedkeuring |
| Conceptfactuur / e-factuur | Geen onderdeel van een pure telefoondienst | Mogelijk | Live: ZUGFeRD/Factur-X EN16931 |
| Aanmaningen | Geen onderdeel van een pure telefoondienst | Mogelijk | Live; brief als pdf, handmatig verzenden |
| Overdracht aan DATEV | Geen onderdeel van een pure telefoondienst | Mogelijk | Csv-export live; geen API-synchronisatie |
Geen bankkoppeling of afletteren, geen btw-aangifte/ELSTER-verzending en geen DATEV-API-synchronisatie. Documenten worden gecontroleerd en handmatig goedgekeurd; e-mails en aanmaningsbrieven gaan niet automatisch de deur uit.
Voor je beslissing
Kies op basis van het knelpunt en de verantwoordelijkheid.
Zijn gemiste oproepen het grootste probleem, begin dan met telefoon aannemen, vaste vragen en gestructureerd terugbellen. Blijven gegevens en concepten liggen, kijk dan ook naar inbox, dossiers en documenten. Hebben beslissingen en klantcontact een eigenaar nodig, dan blijft een kantoorkracht belangrijk.
Veelgestelde vragen
Wanneer is een AI-telefoon genoeg?
Als het vooral gaat om inkomende oproepen aannemen, ze volgens vaste regels kwalificeren en als terugbelverzoek of afspraak doorgeven, kan een inrichting die op de telefoon is gericht volstaan.
Wanneer heeft een bedrijf een kantoorkracht nodig?
Bij veel uitzonderingen, persoonlijke afstemming, vakinhoudelijke beslissingen en verantwoordelijkheid over systeemgrenzen heen blijft een kantoorkracht centraal.
Kan Griffi telefoon en kantoorwerk verbinden?
Ja. Griffi verbindt inkomende oproepen met dossiers, bevestigde afspraken en controleerbare concepten voor offertes en facturen. Goedkeuring door een mens blijft nodig.
Kunnen we klein beginnen?
Ja. Pakketten en modules staan op de prijzenpagina. Je kunt eerst één echte werkwijze bekijken voordat er meer taken bij komen.
Test Griffi met een taak uit je eigen bedrijf.
We bespreken een typische aanvraag en laten zien wat Griffi kan overnemen en wat jij goedkeurt.