1. Réception
En ligneLe téléphone IA répond aux appels entrants, les qualifie selon les règles de l’entreprise et consigne le besoin de rappel.
Téléphone IA ou assistante de bureau ?
Si le téléphone est la principale interruption, la réponse diffère d’une entreprise qui accumule devis ouverts, dossiers clients difficiles ou manque de responsabilité au bureau. Trois questions montrent où ton entreprise a besoin de soutien en premier.
Retours du programme pilote
Notre premier client pilote · Griffi Belege
92 %
de temps en moins pour gérer les justificatifs
Comparaison rapportée par notre premier client pilote, arrondie.
Également: 50 brouillons de réponse IA visibles 6 factures émises dans Griffi
Comment lire ces chiffres
La réduction de temps repose sur la comparaison avant-après rapportée par un client pilote pour la gestion de ses justificatifs, arrondie à un pourcentage entier. L’effort dépend du volume de documents et du processus.
Les chiffres d’usage sont un état au 4 septembre 2026 pour la période 1 juillet – 4 septembre 2026 : brouillons de réponse visibles dans la boîte de réception et factures émises dans Griffi. Un brouillon est une réponse préparée ; une facture émise ne prouve ni son envoi ni son paiement.
Après l’appel
La demande est enregistrée et les tâches à suivre restent visibles.
2. Rendez-vous
En ligneUn créneau libre adapté peut être proposé et confirmé pendant l’appel entrant.
3. Dossier
En ligneContact, demande, conversation et prochaine étape restent réunis dans la Centrale.
4. Document
En ligne comme brouillonGriffi peut préparer des brouillons de devis et de factures contrôlables dans le chat ou par saisie vocale dans le navigateur.
5. Demande de photos
En ligneEn cas de besoin de photos documenté et de consentement valide, Griffi peut envoyer un lien de téléversement temporaire via le canal SMS ou e-mail configuré. Tu vérifies et tu envoies toi-même les demandes préparées dans le chat Griffi.
6. Procès-verbal de réception
En ligneLa Centrale prépare un procès-verbal contrôlable. Les défauts, photos et délais convenus restent traçables ; ton équipe autorisée assure la clôture et les signatures.
Comparer les services
Qui prend en charge quelle tâche administrative ?
La matrice compare des modes de travail, pas des marques. « Possible » ne garantit ni disponibilité ni coût pour une employée de bureau ; la colonne Griffi indique le statut commercial concret.
| Tâche | Téléphone IA seul | Employée de bureau | Griffi |
|---|---|---|---|
| Répondre et qualifier | Tâche centrale | Possible | En ligne |
| Confirmer un rendez-vous | Selon la catégorie | Possible | En ligne |
| Préparer un devis | Hors service téléphonique seul | Possible | En ligne, avec validation |
| Brouillon de facture / e-facture | Hors service téléphonique seul | Possible | En ligne : ZUGFeRD/Factur-X EN16931 |
| Relances | Hors service téléphonique seul | Possible | En ligne ; lettre PDF, envoi manuel |
| Transmission DATEV | Hors service téléphonique seul | Possible | Export CSV en ligne ; pas de synchro API |
Pas de rapprochement bancaire, de déclaration de TVA/ELSTER ni de synchronisation API DATEV. Les documents sont contrôlés et validés manuellement ; les e-mails et lettres de relance ne partent pas automatiquement.
Pour décider
Choisir selon le blocage et la responsabilité.
Si les appels sans réponse dominent, commence par l’accueil téléphonique, des questions fixes et des rappels structurés. Si informations et brouillons restent en attente, ajoute boîte mail, dossiers et documents. Si les décisions et la relation client exigent un responsable, une personne au bureau reste essentielle.
Questions fréquentes
Quand un téléphone IA suffit-il ?
Si le besoin principal est de répondre, qualifier selon des règles fixes puis transmettre comme rappel ou rendez-vous, un périmètre téléphonique peut suffire.
Quand faut-il une employée de bureau ?
Avec beaucoup d’exceptions, de coordination personnelle, de décisions métier et de responsabilité entre systèmes, la personne reste centrale.
Griffi peut-il relier téléphone et bureau ?
Oui. Griffi relie les appels aux dossiers, rendez-vous confirmés et brouillons contrôlables de devis/factures. La validation reste humaine.
Peut-on commencer petit ?
Oui. Les forfaits et modules figurent sur la page tarifs. Un parcours réel peut être évalué avant d’ajouter d’autres tâches.
Teste Griffi avec une tâche de ton entreprise.
Nous examinons une demande type et te montrons ce que Griffi peut faire et ce que tu valides.