Meldungen kommen unvollständig an
Objekt, Einheit, Schaden und Erreichbarkeit fehlen oft beim ersten Kontakt.
Griffi. Die digitale Bürokraft, die Anrufe annimmt, Anfragen ordnet und Dokumente vorbereitet.
Zurück zu Griffi
Für Hausverwaltungen
Jedes Anliegen bekommt einen Vorgang, nicht nur eine Nachricht.
Griffi ordnet Anruf, E-Mail oder Chat einem Kontakt, Objekt, Anliegen und nächsten Schritt zu. So entsteht aus verstreuten Mietermeldungen eine nachvollziehbare Arbeitsliste.
Griffi
Von der Schadensmeldung bis zur koordinierten nächsten Maßnahme
- 1
Meldung strukturieren
Kontakt, Objekt, Einheit, Anliegen und definierte Dringlichkeitsmerkmale werden erfasst.
- 2
Vorgang zuordnen
Fotos, E-Mails, Notizen und Aufgaben bleiben beim selben Fall.
- 3
Nächsten Schritt vorbereiten
Rückruf, Termin oder interne Aufgabe wird nach euren Regeln angelegt.
- 4
Fortschritt sehen
Zuständigkeit, Verlauf und offener Schritt bleiben für das Team sichtbar.
Mehrere Personen arbeiten am selben Fall
Ohne gemeinsamen Verlauf entstehen Rückfragen und Doppelarbeit.
Nachfassen bleibt manuell
Dienstleister, Mieter und Termine müssen über Tage koordiniert werden.
Ein Vorgang statt vieler Nachrichten
Von der Anfrage zur vorbereiteten Antwort.
- 01
Anfrage aufnehmen
Griffi hält die Angaben aus Anruf, E-Mail, Chat oder Dokument fest.
- 02
Angaben zuordnen
Kontakt, Anliegen, Betriebswissen und nächste Aufgabe bleiben zusammen.
- 03
Arbeit vorbereiten
Das eingerichtete Modul bereitet Antwort, Dokument, Termin oder Nachfassen vor.
- 04
Prüfen und freigeben
Du prüfst sensible Schritte und triffst fachliche Entscheidungen.
- 05
Weiterarbeiten
In der Zentrale siehst du den Verlauf und was als Nächstes ansteht.
Zentrale plus vier Module
Du wählst, welche Arbeit Griffi übernimmt.
Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sind unabhängig davon in jeder Grundstufe inklusive.
KI-Telefon
Eingehende Anrufe strukturiert aufnehmen und protokollieren.
Postfach-Agent
E-Mails Vorgängen zuordnen und Antwortentwürfe vorbereiten.
Termine & Nachfassen
Termine, Erinnerungen und offene nächste Schritte koordinieren.
API / Integrationen
Eigene Systeme und Werkzeuge programmatisch anbinden.
Ressourcenmanagement (in Planung)
Personal-, Fahrzeug- und Materialbedarf je Vorgang planen. Derzeit nicht buchbar.
Klare Verantwortung
Du gibst Antworten und Dokumente frei.
Automatische Schritte werden vorher definiert. E-Mail-Versand, Dokumentfinalisierung und fachlich sensible Entscheidungen bleiben dort in menschlicher Freigabe, wo Kontrolle notwendig ist.
Häufige Fragen
Ist Griffi nur ein Telefonassistent?
Nein. Das Telefon ist eines von vier Modulen. Alle Eingänge und Arbeitsergebnisse laufen als Vorgänge in der gemeinsamen Griffi Zentrale zusammen.
Muss ich alle Module buchen?
Nein. Mit Light und Standard wählst du nur die benötigten Module. Premium enthält KI-Telefon, Postfach-Agent und Termine & Nachfassen automatisch; API/Integrationen bleibt zubuchbar. Ressourcenmanagement ist in Planung und noch nicht buchbar.
Kann Griffi meine bestehenden Werkzeuge ersetzen?
Griffi bündelt den eigenen Vorgangskern und kann je nach freigegebener Integration Kalender oder weitere Systeme anbinden. Nicht jede bestehende Spezialsoftware wird automatisch ersetzt.
Wie starten wir sinnvoll?
Mit einem häufigen, klar abgrenzbaren Vorgang. Wir definieren Eingang, Wissen, Regeln, Freigaben und das messbare Ergebnis, bevor weitere Abläufe dazukommen.
Welche Büroaufgabe kostet dich am meisten Zeit?
Bring eine typische Anfrage aus deinem Betrieb mit. Wir klären, welche Funktionen dafür nötig sind.