Angebot schreiben im Handwerk: Aufbau & Diktat

Wie schreibt man ein Angebot im Handwerk?

Der kürzeste Weg vom Kundentermin zum Angebot führt über ein Diktat: Du sprichst Positionen, Mengen und Besonderheiten direkt nach dem Termin ins Telefon, und Griffi erstellt daraus einen strukturierten, prüfbaren Angebotsentwurf. Dafür brauchst du kein Zusatzmodul. Dokumente & Buchhaltung ist in jeder Grundstufe enthalten. Kalkulation, fachliche Prüfung und die bewusste Freigabe bleiben bei dir, aber das Abtippen, Formatieren und Zusammensuchen entfällt. So wird aus „mache ich am Wochenende” ein Entwurf, der oft noch am selben Tag zur Prüfung bereitliegt.

Ein gutes Handwerker-Angebot macht fünf Dinge klar: Wer bietet wem etwas an, welche Leistung ist gemeint, welche Mengen und Preise gelten, welche Annahmen und Termine gehören dazu und wie lange soll das Angebot gelten. Das Diktat beschleunigt die Erfassung. Die Verantwortung für Leistungsumfang, Kalkulation und Bindung bleibt beim Betrieb.

Was gehört in ein Handwerker-Angebot?

Es gibt keine sinnvolle Einheitsvorlage für jedes Gewerk. Ein Angebot für eine Wartung braucht andere Positionen als eine Badsanierung. Diese Bausteine machen den Entwurf trotzdem nachvollziehbar:

• Kopf und Bezug: Betrieb, Kunde, Objekt oder Einsatzort, Angebotsdatum und eine eindeutige Angebotsnummer.
• Leistungsumfang: kurze Beschreibung des Vorhabens sowie klare Grenzen zwischen enthaltenen und nicht enthaltenen Arbeiten.
• Positionen: Menge, Einheit, verständlicher Leistungstext, Einzelpreis und Positionssumme. Material und Arbeitsleistung sollten so gegliedert sein, dass der Kunde den Umfang prüfen kann.
• Preisblock: Netto-Zwischensumme, anwendbare Umsatzsteuer und Gesamtbetrag oder der für den Betrieb zutreffende steuerliche Hinweis.
• Ausführung und Bedingungen: geplanter Zeitraum, Zahlungsbedingungen, Voraussetzungen auf der Baustelle und eine bewusst gewählte Annahmefrist.
• Nächster Schritt: eindeutige Möglichkeit zur Annahme und eine Ansprechperson für Rückfragen.

Ein Angebot ist keine unverbindliche Ideensammlung. Nach § 145 BGB ist der Antragende grundsätzlich an sein Angebot gebunden, sofern die Gebundenheit nicht ausgeschlossen wurde. Formulierungen zu Freizeichnung, Annahmefrist, VOB/B oder besonderen Risiken gehören deshalb in eine fachlich und rechtlich geprüfte Betriebsvorlage. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Musterangebot Handwerk: ein einfacher Aufbau

Das folgende Muster zeigt die Struktur, nicht fertige Rechtstexte oder eine Kalkulation:

Das Muster trennt Fakten vom Freitext. Maße, Positionen und Preise lassen sich prüfen. Annahmen und offene Punkte verschwinden nicht in einem freundlichen Schlussabsatz.

Angebotstext und Schlusstext: klar statt werblich

Der Begleittext muss das Leistungsverzeichnis nicht wiederholen. Er sollte den Bezug herstellen und offene Voraussetzungen nennen. Ein nüchterner Einstieg kann so aussehen:

Vielen Dank für den Termin vor Ort. Auf Grundlage des Aufmaßes vom [Datum] bieten wir die nachfolgend beschriebenen Arbeiten für [Objekt] an.

Ein Schlusstext sollte den nächsten Schritt erklären, ohne neue Leistungen zu versprechen:

Bitte prüfen Sie Leistungsumfang, Annahmen und Ausführungszeitraum. Für Rückfragen zu einzelnen Positionen erreichen Sie [Ansprechperson]. Die Annahme erfolgt über den im Angebot vorgesehenen Weg innerhalb der eingetragenen Frist.

Beide Texte sind Platzhalter. Der Betrieb ergänzt Gewerk, Vertragsgrundlage, Frist und Bedingungen aus seiner geprüften Vorlage. Griffi kann diese Vorgaben aus der Wissensbasis übernehmen, entscheidet sie aber nicht selbst.

Warum Angebote im Handwerk liegen bleiben

Jedes Angebot ist eine Auftragschance, und trotzdem stapeln sie sich. Der Grund ist selten die Kalkulation, sondern der Weg dorthin: handschriftliche Notizen vom Aufmaß, Fotos im Handy, die Kundenadresse in einer E-Mail, die Preise im Kopf. Alles muss abends am Schreibtisch zusammengesucht und in eine Vorlage übertragen werden. Nach einem vollen Tag auf der Baustelle ist das die erste Aufgabe, die auf morgen rutscht, und auf übermorgen.

Dabei zählt gerade im Handwerk Geschwindigkeit: Wer zuerst ein sauberes Angebot schickt, hat die besseren Karten. Kundinnen und Kunden fragen meist mehrere Betriebe an, und eine Woche Wartezeit liest sich wie Desinteresse. Die Bitkom-Studie „Digitalisierung des Handwerks 2025” zeigt, warum sich das kaum ändert: 72 % der 504 befragten Handwerksunternehmen sind im Alltag zu ausgelastet, um sich intensiver mit Digitalisierung zu befassen. Genau die Büroarbeit, die Abende frisst, bleibt liegen.

Vom Diktat zum Angebotsentwurf: so läuft der Ablauf

Dokumente & Buchhaltung ist in jeder Grundstufe von Griffi enthalten und kein separates Modul. Die Funktion verkürzt den Weg von der Notiz zum Dokument. Der Ablauf in vier Schritten:

1. Diktieren. Direkt nach dem Termin, auf dem Weg zum Auto: Positionen, Mengen, Material, Besonderheiten beim Kunden.
2. Entwurf erhalten. Griffi erstellt daraus einen strukturierten Angebotsentwurf und verknüpft ihn mit dem Vorgang in der Zentrale, inklusive Kontakt und bisheriger Historie.
3. Prüfen. Du kontrollierst Positionen, Preise und Leistungstexte in Ruhe und passt an, was nicht passt.
4. Freigeben. Erst nach deiner bewussten Freigabe wird aus dem Entwurf ein fertiges Angebot.

Der Unterschied zur klassischen Textbaustein-Vorlage: Die Informationen kommen direkt vom Termin, nicht aus dem Gedächtnis einer langen Woche. Und der Entwurf hängt am Vorgang. Später folgen Rechnung und Zahlungsverfolgung im selben Kontext.

Was Dokumente & Buchhaltung noch vorbereitet

Angebote sind nur der Anfang. Dieselbe Funktion bereitet weitere kaufmännische Dokumente vor:

• Rechnungen: ebenfalls als Entwurf mit menschlicher Freigabe. Griffi bereitet hybride ZUGFeRD-/Factur-X-Dateien mit eingebettetem EN-16931-XML und eingebetteten Schriften vor; technische Prüfungen ersetzen weder steuerliche Prüfung noch vollständige PDF/A-Konformität oder Empfängerannahme. Die Fristen erklärt der Beitrag E-Rechnung-Pflicht 2027.
• Lieferscheine, Gutschriften und Stornos: aus dem jeweiligen Vorgang heraus.
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen: als fertige Brief-PDFs. Auch hier gilt: Der Versand erfolgt manuell durch dich, nicht automatisch.
• Belege erfassen: eine KI-OCR liest Betrag, Datum und Lieferant aus und sortiert den Beleg in eine Prüfschlange. Diese Funktion ist aktuell eine Beta, kommt also ohne Genauigkeitsversprechen: Jeder erkannte Beleg wird von einem Menschen gegengeprüft.
• Buchhaltung übergeben: Nach der Prüfung geht der Dokumentstand an ein eindeutiges Ziel. Griffi unterstützt dafür Native, DATEV, Lexware Office, sevdesk und WISO MeinBüro mit jeweils kontrolliertem Export-, API- oder manuellem Übergabeweg.

Details zur e-Rechnung und zum kostenlosen Format-Check findest du auf der Seite E-Rechnung erstellen.

Klassisch schreiben, Vorlage oder KI-Entwurf?

Viele Betriebe arbeiten mit einer Branchensoftware, die sie gut kennen. Das muss sich nicht ausschließen. Der Diktat-Entwurf schließt die Lücke zwischen Baustelle und Büro, die zwischen Termin und Tippen entsteht.

Grenzen und Pflichten bleiben bei dir

Damit keine falschen Erwartungen entstehen, die klaren Grenzen:

• Das Diktat erzeugt nur Entwürfe. Prüfung und Freigabe jedes Angebots und jeder Rechnung bleiben deine bewusste Entscheidung.
• Kalkulation ist Chefsache. Stundensätze, Materialzuschläge und Risikozuschläge kennt dein Betrieb. Griffi rechnet nicht deine Preise aus.
• Kein Banking und keine Steuererklärung. Griffi gleicht keine Konten ab, erstellt keine Umsatzsteuervoranmeldung und ersetzt nicht den Steuerberater. Die Übergabe erfolgt kontrolliert über Griffi Native, ein DATEV-Paket, eine eingerichtete Lexware-Verbindung oder die vorgesehenen Wege zu sevdesk und WISO MeinBüro.
• Beta kennzeichnen wir als Beta. Die Beleg-OCR liefert Vorschläge, die immer gegengeprüft werden.

Was kostet Dokumente & Buchhaltung?

Dokumente & Buchhaltung ist kein eigenes Modul mehr, sondern in jeder Grundstufe enthalten: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen erstellst du ab Light (49 €/Monat, netto zzgl. USt.). Gezählt wird ein gemeinsamer Dokumenten-Pool aus finalisierten Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen: 20 pro Kalendermonat bei Light, 150 bei Standard (99 €/Monat oder 990 €/Jahr) und 750 bei Premium (299 €/Monat oder 2.990 €/Jahr, zusätzlich mit KI-Telefon, Postfach-Agent und Termine & Nachfassen inklusive). Light gibt es nur monatlich. Verlauf, Lesen, Download und Export deiner Daten bleiben möglich, auch nach dem Ende eines Moduls, solange der Grundvertrag und die Aufbewahrungsfrist laufen.

Wer neben den Dokumenten auch Anrufe und Postfach abgedeckt haben will, bekommt beides im Bundle „Griffi Komplett” für 209 €/Monat (Standard + KI-Telefon + Postfach-Agent) statt für 237 € in der Einzelkonfiguration. Das spart 28 € und hält Empfang und Rechnungen im selben Vorgang. Der Einrichtungsassistent führt Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Sie ist mit 0 € inklusive. Alle Details stehen im Preisüberblick.

Häufige Fragen zu Angeboten per Diktat

Erkennt Griffi Fachbegriffe meines Gewerks?

Die Wissensbasis deines Betriebs mit Leistungen, Positionen und Standardtexten wird bei der Einrichtung hinterlegt und mit deinen Angaben gepflegt. Was Griffi nicht sicher zuordnen kann, landet zur Prüfung bei dir statt im fertigen Dokument.

Muss ich meine Preise hinterlegen?

Deine Preislogik bleibt bei dir. Du kannst Standardpositionen mit Preisen in der Wissensbasis pflegen; die endgültige Kalkulation und jede Preisentscheidung prüfst du am Entwurf.

Was passiert mit meinen Daten bei einem Wechsel der Grundstufe?

Verlauf, Lesen, Download und Export deiner Daten bleiben möglich, auch nach dem Ende eines Moduls, solange der Grundvertrag und die Aufbewahrungsfrist laufen. Ein Stufenwechsel ändert vor allem die monatliche Kapazität und die Nutzerzahl, nicht deinen Zugriff auf bereits erstellte Dokumente. Die maßgeblichen Fristen stehen in den AGB und im AVV.

Ersetzt Griffi meine Buchhaltung oder Kanzlei?

Nein. Griffi bereitet Angebote, Rechnungen und Belege vor und übergibt den geprüften Stand an das gewählte Buchhaltungsziel. Buchen, Kontieren und die steuerliche Beratung bleiben bei dir und deiner Kanzlei.

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Ein Angebot, das noch am Tag des Termins als geprüfter Entwurf bereitliegt, ist kein Tempo-Trick. Es ist einfach Büroarbeit, die nicht mehr auf den Abend wartet.

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