Zahlungserinnerung schreiben: Vorlage fürs Handwerk

Wie schreibst du eine Zahlungserinnerung richtig?

Sachlich, freundlich und mit konkreten Angaben: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offener Betrag und eine kurze, klare Zahlungsfrist. Keine Drohung, kein Rechtsanwalt im ersten Satz, aber auch keine unnötige Entschuldigung für eine berechtigte Forderung. Üblich ist eine Zahlungserinnerung etwa sieben bis vierzehn Tage nach Fälligkeit, bevor eine förmliche Mahnung folgt. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung, für den Einzelfall hilft im Zweifel eine anwaltliche Einschätzung.

Zahlungserinnerung oder Mahnung: der Unterschied

Eine Zahlungserinnerung ist ein freundlicher Hinweis nach dem Motto „das haben Sie sicher übersehen”. Sie ist rechtlich nicht zwingend vorgeschrieben, aber üblich und kundenfreundlich. Eine Mahnung ist die förmliche Zahlungsaufforderung. Sie kann den Kunden endgültig in Verzug setzen, falls das nicht schon vorher automatisch passiert ist, und macht Verzugsfolgen wie Zinsen oder eine Pauschale konkret geltend.

Wann gerät ein Kunde automatisch in Verzug?

Nach § 286 Abs. 3 BGB kommt der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt: „Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet.” Wichtige Ausnahme: Ist der Kunde Verbraucher, gilt diese automatische 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hat. Fehlt dieser Hinweis oder ist der Zugang der Rechnung unklar, tritt Verzug nach § 286 Abs. 1 BGB spätestens durch eine Mahnung nach Fälligkeit ein.

Vorlage: Zahlungserinnerung (1. Stufe)

Der folgende Text ist eine Orientierung, kein fertiger Rechtstext, ergänze Kontodaten, Firmenangaben und Fristen aus deiner eigenen Vorlage:

Sehr geehrte/r [Name],

vermutlich haben Sie unsere Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] noch nicht beglichen. Falls das ein Versehen war, bitten wir um Ausgleich bis zum [Datum]. Sollten Sie den Betrag bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen [Betrieb]

Vorlage: Mahnung (2. Stufe)

Sehr geehrte/r [Name],

trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] liegt der offene Betrag von [Betrag] aus Rechnung Nr. [Nummer] weiterhin nicht vor. Wir bitten Sie, den Betrag bis spätestens [Datum] auf das genannte Konto zu überweisen. Bei Zahlungsverzug behalten wir uns vor, die gesetzlich zulässigen Verzugsfolgen geltend zu machen.

Mit freundlichen Grüßen [Betrieb]

Beide Texte müssen zu deiner Forderung und deinem Kunden passen. Ergänze Fristen, Kontodaten und Tonfall aus deiner geprüften Vorlage. Die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB kommt nur gegenüber Schuldnern in Betracht, die keine Verbraucher sind. Übernimm sie deshalb nicht pauschal in Mahnungen an Privatkunden.

Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale

Nach § 288 BGB beträgt der Verzugszinssatz bei Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäften ohne Verbraucherbeteiligung neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Zusätzlich kann bei einer Entgeltforderung gegenüber einem Nicht-Verbraucher eine Pauschale von 40 Euro verlangt werden, unabhängig vom weiteren Verzugsschaden. Ob und in welcher Höhe das im Einzelfall greift, hängt von der konkreten Vertragsbeziehung ab.

Warum Timing und Ton zusammengehören

Eine zu früh verschickte Zahlungserinnerung wirkt schnell wie Misstrauen gegenüber einem sonst zuverlässigen Kunden, eine zu spät verschickte Mahnung kostet dich unnötig Liquidität. Beobachte deshalb, wie ein Kunde in der Vergangenheit gezahlt hat: Bei einem verlässlichen Stammkunden reicht oft ein kurzer, sehr freundlicher Hinweis, bei einem neuen oder bereits auffälligen Kunden lohnt sich eine engere Taktung der Stufen.

Vom Zahlungsziel bis zum gerichtlichen Mahnverfahren

Was vor einem Mahnbescheid noch zu klären ist

Ein Mahnbescheid ist Teil des gerichtlichen Mahnverfahrens über das zuständige Zentrale Mahngericht. Er eignet sich vor allem dann, wenn der Kunde die Forderung nicht bestreitet, aber trotzdem nicht zahlt. Widerspricht der Kunde, geht der Fall in ein streitiges gerichtliches Verfahren über. Bestreitet der Kunde die Forderung bereits vorher inhaltlich, etwa wegen eines behaupteten Mangels, ist meist der direkte Weg über eine Klage oder zumindest eine anwaltliche Einschätzung sinnvoller als ein Mahnbescheid. Diese Einordnung ersetzt keine rechtliche Beratung im Einzelfall.

Wie Griffi Zahlungserinnerung und Mahnung vorbereitet

Griffi kann Zahlungserinnerung und Mahnung als fertige Brief-PDFs vorbereiten, gestaffelt in Eskalationsstufen. Der Versand erfolgt in jedem Fall manuell durch dich, es gibt keinen automatischen Mahnversand. Die Inhalte, Fristen und der Ton bleiben damit vollständig in deiner Kontrolle, Griffi übernimmt das Formulieren und Bereithalten der Dokumente im jeweiligen Vorgang.

Häufige Fragen zur Zahlungserinnerung im Handwerk

Muss ich vor einer Mahnung immer erst eine Zahlungserinnerung schicken?

Rechtlich ist das nicht zwingend vorgeschrieben, in der Praxis aber üblich und kundenfreundlicher als eine sofortige Mahnung.

Ab wann darf ich Verzugszinsen verlangen?

Sobald der Kunde tatsächlich in Verzug ist, entweder automatisch nach 30 Tagen bei einer Entgeltforderung oder durch eine wirksame Mahnung nach Fälligkeit.

Was mache ich, wenn der Kunde die Rechnung inhaltlich bestreitet?

Dann hilft in der Regel keine weitere Mahnung, sondern eine sachliche Klärung des strittigen Punkts, im Zweifel mit anwaltlicher Unterstützung.

Wie viele Mahnungen sind vor einem Mahnbescheid üblich?

Eine feste gesetzliche Anzahl gibt es nicht. In der Praxis haben sich Zahlungserinnerung und ein bis zwei Mahnungen etabliert, bevor Betriebe zu Inkasso, Anwalt oder dem gerichtlichen Mahnverfahren greifen. Wie viele Stufen sinnvoll sind, hängt von der Kundenbeziehung und der Höhe des offenen Betrags ab.

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