Was kostet eine KI-Bürokraft? Rechnung für Betriebe
Was kostet eine KI-Bürokraft? Vergleiche Grundstufe, Module, Nutzung und internen Aufwand mit einer nachvollziehbaren Monatsrechnung.
Hinweis zu KI-Inhalten: Bilder und Blogbeiträge auf dieser Website können ganz oder teilweise mit künstlicher Intelligenz erstellt oder bearbeitet sein.
Was kostet eine KI-Bürokraft?
Die Kosten einer KI-Bürokraft hängen davon ab, welche Arbeit sie wirklich übernimmt. Ein Chatfenster ist günstiger als ein verbundener Ablauf aus Telefon, E-Mail, Terminen und Dokumenten. Vergleiche deshalb nicht nur Monatsabos. Rechne Grundstufe, benötigte Module, Nutzung, Einrichtung und die Arbeit zusammen, die bei deinem Team verbleibt.
Bei Griffi beginnt die Zentrale mit KI-Webchat, Wissensbasis und Dokumenten in Light bei 49 €/Monat. Standard kostet 99 €/Monat oder 990 €/Jahr. Premium kostet 299 €/Monat oder 2.990 €/Jahr und enthält KI-Telefon, Postfach-Agent sowie Termine & Nachfassen. Alle Preise sind netto zuzüglich Umsatzsteuer. Das ist ein konkretes Anbieterbeispiel, keine allgemeine Marktspanne.
Der Begriff KI-Bürokraft ist zu unscharf für einen Preisvergleich
Unter „KI-Bürokraft“ werden sehr verschiedene Werkzeuge verkauft:
- ein Chatbot, der Fragen auf der Website beantwortet,
- ein Schreibassistent für E-Mails,
- ein Telefonagent, der Gespräche annimmt,
- eine Automatisierung zwischen Formular und CRM,
- oder ein System, das Kontakt, Vorgang, Dokument und nächsten Schritt verbindet.
Diese Angebote können nicht sinnvoll über einen einzigen Einstiegspreis verglichen werden. Entscheidend ist die beobachtbare Aufgabe. Frage nicht „Hat das Produkt KI?“, sondern „Welcher Fall ist danach wirklich weiter?“
Die Seite KI-Bürokraft im Vergleich trennt deshalb sechs Aufgaben: Telefon, Termine, E-Mail, Angebote, E-Rechnung sowie Zahlung und Mahnwesen. Sie zeigt auch, was Griffi erledigt, vorbereitet oder bewusst beim Menschen lässt.
Fünf Kostenblöcke für deine Monatsrechnung
| Kostenblock | Was du erfassen solltest | Warum es zählt |
|---|---|---|
| Grundstufe | Nutzer, Standorte, enthaltene Kernfunktionen | Sie ist die Basis für alle Module |
| Module | Telefon, Postfach, Termine, Integrationen | Ein günstiger Einstieg kann durch Add-ons wachsen |
| Nutzung | Minuten, SMS, Dokumente und empfohlene Mengen | Spitzenmonate verändern die Rechnung |
| Einrichtung | Betriebswissen, Regeln, Tests und Schulung | Ohne sauberen Start bleibt Nacharbeit |
| Restarbeit | Freigaben, Fachentscheidungen und Sonderfälle | KI ersetzt keine Verantwortung |
Rechne jeden Block für denselben Monat. Ein Jahrespreis neben einem Monatspreis verzerrt den Vergleich genauso wie ein Paket, das wichtige Nutzungskosten erst im Kleingedruckten nennt.
Was bei Griffi in der Grundstufe steckt
Jede Grundstufe enthält die Zentrale, Wissensbasis, KI-Webchat, Benachrichtigungen sowie Dokumente & Buchhaltung. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen entstehen als prüfbare Dokumentvorgänge. Die Grundstufen unterscheiden sich vor allem bei Nutzern, Standorten und Mengen.
Light ist für einen Nutzer und einen Standort gedacht. Standard unterstützt unbegrenzte Nutzer mit bis zu drei Admins an einem Standort. Premium unterstützt unbegrenzte Nutzer mit bis zu fünf Admins an drei Standorten und bündelt die drei operativen Module.
Die geführte Einrichtung kostet 0 €. „Inklusive“ bedeutet trotzdem nicht aufwandsfrei: Leistungen, Preise, Grenzen und Eskalationswege müssen aus deinem Betrieb kommen. Ein System kann dieses Wissen strukturieren, aber nicht seriös erfinden.
Welche Module den Preis verändern
KI-Telefon
Das Modul kostet 89 €/Monat oder 890 €/Jahr. Im Starter-Bundle liegt Light plus KI-Telefon bei 119 €/Monat. Standard plus KI-Telefon kostet 188 €/Monat. Je nach Grundstufe sind 250, 500 oder 1.000 angefangene verbundene Minuten enthalten. Klingeln, Spam und fehlgeschlagene Anrufe zählen nicht. Mehrverbrauch kostet 0,35 € je weiterer angefangener verbundener Minute.
Postfach-Agent
Der Postfach-Agent kostet 49 €/Monat oder 490 €/Jahr. Er klassifiziert eingehende E-Mails, ordnet sie Vorgängen zu und bereitet Antworten vor. Der Versand bleibt menschlich bestätigt. Light plus Postfach-Agent liegt bei 98 €/Monat, Standard plus Postfach-Agent bei 148 €/Monat.
Termine & Nachfassen
Das Modul kostet 39 €/Monat oder 390 €/Jahr. Es umfasst Buchungsseite und Kalender, Erinnerungen, Warteliste und Bewertungs-Nachfassen. Light plus Termine & Nachfassen liegt bei 88 €/Monat. Weitere erfolgreich versendete, nicht duplizierte SMS oberhalb des Inklusivvolumens kosten 0,25 €.
Griffi Komplett und Premium
Wenn Standard, KI-Telefon und Postfach-Agent zusammenpassen, bündelt Griffi Komplett diese Konfiguration für 209 €/Monat statt 237 € einzeln. Premium enthält zusätzlich Termine & Nachfassen und höhere Mengen. Prüfe den Preisüberblick gegen deinen echten Bedarf, nicht gegen die längste Funktionsliste.
KI-Bürokraft gegen interne Arbeitszeit rechnen
Eine KI-Bürokraft ist keine menschliche Stelle und sollte auch nicht so gerechnet werden. Sie hat weder dieselbe Verantwortung noch dieselbe Flexibilität. Vergleiche stattdessen einzelne Aufgaben.
Erfasse für zwei Wochen:
- Minuten für Anrufannahme und Notizen,
- Minuten für E-Mail-Sortierung und Antwortentwürfe,
- Minuten für Terminabstimmung und Erinnerungen,
- Minuten für das Übertragen von Angaben in Angebote oder Rechnungen,
- Minuten für Suche, Rückfragen und doppelte Dokumentation.
Ein Beispiel mit frei gewählten Werten: Wenn pro Monat acht Stunden wiederkehrende Vorarbeit entfallen und du intern mit 42€ je Stunde rechnest, entspricht das 336€ gebundener Zeit. Das ist keine garantierte Ersparnis. Ziehe Einrichtungszeit, laufende Kontrolle und verbleibende Sonderfälle ab.
Eine sinnvolle Formel lautet:
Monatswert = tatsächlich entfallene Arbeitszeit × interner Stundensatz + messbarer zusätzlicher Deckungsbeitrag − Systemkosten − Mehrverbrauch − Restarbeit
Setze den zusätzlichen Deckungsbeitrag nur an, wenn neue oder schneller abgeschlossene Aufträge wirklich messbar sind. Ein angenommener Anruf oder ein Antwortentwurf ist noch kein Umsatz.
Was eine menschliche Bürokraft weiterhin besser kann
Menschen übernehmen Verantwortung, erkennen neue Situationen und wägen Interessen ab. Sie können einen verärgerten Kunden halten, eine unklare Rechnung fachlich prüfen, Prioritäten zwischen Kollegen verhandeln und eine Ausnahme bewusst freigeben.
KI ist stark bei wiederholbarer Vorarbeit: erfassen, sortieren, zuordnen, zusammenfassen und nach festgelegten Regeln vorbereiten. Ein guter Einsatz verschiebt Menschen aus der Übertragung in die Entscheidung. Er versucht nicht, die Entscheidung unsichtbar zu automatisieren.
Häufige Fragen zu den Kosten einer KI-Bürokraft
Gibt es eine KI-Bürokraft zum Festpreis?
Es gibt monatliche Pakete. Trotzdem können Minuten, SMS, Nutzer, Standorte oder zusätzliche Integrationen den Gesamtpreis verändern. Vergleiche immer die vollständige Konfiguration.
Ersetzt eine KI-Bürokraft eine Vollzeitkraft?
Nein, nicht pauschal. Sie kann definierte, wiederkehrende Arbeit vorbereiten oder erledigen. Verantwortung, Fachentscheidungen, Beziehungen und neue Sonderfälle bleiben menschlich.
Welche Konfiguration ist für einen kleinen Betrieb sinnvoll?
Beginne mit dem größten messbaren Engpass. Wenn vor allem Anrufe liegen bleiben, teste Telefon. Wenn E-Mail-Triage den Abend frisst, teste das Postfach. Kaufe nicht mehrere Module, bevor ihr Nutzen im eigenen Ablauf klar ist.
Wie vermeide ich versteckte Kosten?
Lass dir Abrechnungseinheiten, Inklusivmengen, Mehrverbrauch, Einrichtung, Export und Kündigungsfolgen schriftlich erklären. Rechne einen normalen und einen starken Monat.
Die günstigste KI-Bürokraft ist nicht das kleinste Abo. Es ist die Konfiguration, die eine echte Aufgabe messbar beendet, ohne neue Kontrollarbeit zu verstecken.
Eigene Rechnung aufstellen: Griffi vergleichen oder Preise und Zählregeln öffnen
Gründer von n3tz. Ich baue Griffi für Handwerk und Mittelstand im Saarland.