KI-Telefonassistent einrichten: Ablauf & Checkliste
KI-Telefonassistent einrichten in wenigen Schritten: Rufumleitung, Wissensspeicher, Begrüßung und Testphase. Der praktische Ablauf plus Checkliste.
Hinweis zu KI-Inhalten: Bilder und Blogbeiträge auf dieser Website können ganz oder teilweise mit künstlicher Intelligenz erstellt oder bearbeitet sein.
Wie richtet man einen KI-Telefonassistenten ein?
Das Modul KI-Telefon von Griffi wird in vier Schritten vorbereitet: Rufumleitung für die gewünschte Nummer klären, Wissensspeicher mit häufigen Fragen und Abläufen füllen, Begrüßung und Gesprächsregeln festlegen und typische Fälle im Freigabetest prüfen. Wie lange das dauert, hängt von Rufnummer, Umfang, Betriebsregeln und bereitgestellten Inhalten ab. Selbsteinrichtung ist möglich; alternativ führt der Einrichtungsassistent Schritt für Schritt durch den Ablauf. Die Einrichtung ist mit 0 € inklusive.
Was du vor dem Start zusammentragen solltest
Bevor der Assistent gute Gespräche führen kann, braucht er dein Betriebswissen. Sammle vorab:
- Häufige Fragen und Antworten: Öffnungszeiten, Leistungen, Anfahrt, Preise (soweit du sie telefonisch nennen willst).
- Ablaufregeln: Was soll bei einem Terminwunsch passieren? Wann ist etwas ein Notfall? Wer bekommt welche Meldung?
- Tonalität: Wie soll der Assistent auftreten? Formell (Sie-Form) ist im deutschen Geschäftsalltag Standard.
- Grenzen: Was darf der Assistent nicht zusagen (z. B. verbindliche Preise, medizinische Auskünfte)?
Diese Vorarbeit entscheidet über die Qualität mehr als jede Einstellung. Ein Assistent ist nur so gut wie sein Wissensspeicher.
Schritt für Schritt: die Einrichtung
1. Telefonnummer und Rufumleitung
Du behältst in der Regel deine bestehende Nummer und leitest sie auf den Assistenten um, statt aufs private Handy. Alternativ lässt sich eine eigene Rufnummer zuweisen; ob dafür eine Nummer mit deiner örtlichen Vorwahl verfügbar ist, wird bei der Einrichtung geklärt. Wie du deine Anrufannahme insgesamt strukturierst, zeigt der Beitrag Anrufe im Handwerksbetrieb optimieren.
2. Wissensspeicher füllen
Hier trägst du die gesammelten Fragen, Antworten und Abläufe ein. Du musst nicht bei null anfangen: Griffi kann aus deinen vorhandenen Informationen einen ersten Entwurf für Begrüßung und Wissensspeicher vorschlagen, den du dann nur noch korrigierst und ergänzt.
3. Begrüßung und Gesprächsregeln
Leg fest, wie der Assistent sich meldet, welche Angaben er bei den konfigurierten Anrufarten erfassen soll (Name, Anliegen, Rückrufnummer) und wie er mit Sonderfällen umgeht. Wichtig und ehrlich: Ein allgemein verfügbarer Live-Transfer gehört nicht zum öffentlichen Leistungsumfang. Die enge Ausnahme ist eine technisch und vertraglich aktivierte Notdienst-Übergabe nach Tier-2-Erkennung mit gültiger Bereitschaftsnummer und kompatibler Telefonie einschließlich SIP-Trunk. Sonst legt die KI einen strukturierten Vorgang mit dringendem Rückruf an und informiert die konfigurierte Stelle. Bei vordefinierten Gefahrenbegriffen gibt der Assistent nur den festen Hinweis, bei Gefahr für Leib und Leben selbst den Notruf 112 zu wählen (im medizinischen Bereitschaftsfall 116117); zu Notrufdiensten stellt er nie durch, bewertet keine Symptome und triagiert nicht.
4. Testphase und Scharfschalten
Ruf den Assistenten selbst an und spiel typische Anliegen durch. Prüfe, ob die Antworten stimmen, ob der Vorgang samt Rückrufbitte sauber angelegt wird, ob die konfigurierte Stelle die Benachrichtigung erhält und ob die Zusammenfassungen im Dashboard vollständig ankommen. Erst danach leitest du den Live-Betrieb ein.
Checkliste für die Einrichtung
- Bestehende Nummer klären (behalten oder neue Nummer)
- Rufumleitung aktivieren und testen
- Häufige Fragen und Antworten im Wissensspeicher hinterlegen
- Ablaufregeln für Termine, Notfälle und Rückrufe definieren
- Begrüßung und Tonalität festlegen (Sie-Form)
- Grenzen definieren (keine verbindlichen Zusagen am Telefon)
- Benachrichtigungen einrichten (wer bekommt was, wie)
- Testanrufe durchführen und Zusammenfassungen prüfen
Wie lange dauert die Einrichtung?
Der Aufwand hängt von Rufnummer, Wissensspeicher, Regeln, Terminlogik und den Ergebnissen der Testanrufe ab. Live geschaltet wird erst, wenn die vereinbarten Fälle im Freigabetest geprüft sind. Wer die Einrichtung nicht selbst übernehmen möchte, nutzt den Einrichtungsassistenten. Er führt Schritt für Schritt durch den Ablauf; die Einrichtung ist mit 0 € inklusive.
Was kostet die Einrichtung?
Der Einrichtungsassistent führt Schritt für Schritt durch Wissensspeicher, Rufumleitung, Begrüßung und die Abstimmung auf deinen Betrieb. Die Einrichtung ist in jeder Grundstufe mit 0 € inklusive; Selbsteinrichtung ist ebenfalls möglich.
Der laufende Betrieb beginnt im Starter-Bundle ab 119 €/Monat (Light + KI-Telefon, netto zzgl. USt.), im Team-Kontext bei 188 €/Monat (Standard + KI-Telefon). Dazu kommen KI-Webchat, Lead-Qualifizierung und Dashboard sowie 250 beziehungsweise 500 angefangene verbundene Inklusivminuten je Abrechnungsmonat. Premium kostet 299 €/Monat oder 2.990 €/Jahr, umfasst unbegrenzte Nutzer (5 Admins) an 3 Standorten und bündelt KI-Telefon, Postfach-Agent, Termine & Nachfassen und 1.000 Inklusivminuten. Dokumente & Buchhaltung mit e-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X) ist in jeder Grundstufe enthalten.
Nur tatsächlich verbundene KI-Zeit zählt. Klingeln, Spam und fehlgeschlagene Anrufe sind kostenlos; über der Inklusivmenge kostet jede angefangene verbundene Minute 0,35 €. Eine ausführliche Kostenaufstellung und die Zählregeln findest du unter Was kostet ein KI-Telefonassistent? und unter Preise.
Datenschutz bei der Einrichtung beachten
Schon bei der Einrichtung solltest du den Datenschutz klären. Bei n3tz läuft die zentrale Anwendungsdatenbank bei Hetzner in Nürnberg; alle Kundendateien und verschlüsselten externen Backups liegen in Cloudflare R2 mit Datenstandort EU. Die Textverarbeitung der KI läuft in der EU, die Sprachverarbeitung des Telefonats über datenschutzorientierte, nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifizierte Anbieter. Die Details stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Anrufende sollten außerdem erfahren, dass sie mit einem KI-System sprechen. Was rechtlich gilt, fasst der Beitrag Sind KI-Anrufe in Deutschland legal? zusammen.
Häufige Fragen zur Einrichtung
Muss ich meine Telefonnummer wechseln?
In der Regel nicht. Du leitest deine bestehende Nummer auf den Assistenten um. Eine eigene neue Nummer ist optional möglich.
Kann ich den Assistenten selbst einrichten?
Ja. Der Wissensspeicher, die Begrüßung und die Regeln lassen sich im Dashboard pflegen. Wer das nicht selbst machen möchte, nutzt den Einrichtungsassistenten. Er führt Schritt für Schritt durch den Ablauf; die Einrichtung ist mit 0 € inklusive.
Was passiert, wenn der Assistent eine Frage nicht beantworten kann?
Dann erfasst er das Anliegen und die Rückrufnummer und übergibt es als strukturierte Notiz an dein Team, statt zu raten.
Wie halte ich den Assistenten aktuell?
Du pflegst den Wissensspeicher weiter, wenn sich Öffnungszeiten, Leistungen oder Abläufe ändern. Die Aktualisierung ist im laufenden Betrieb jederzeit möglich.
Weitere Leistungen
Gute Einrichtung ist keine Technikfrage, sondern eine Frage der Vorbereitung.
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Gründer von n3tz. Ich baue Griffi für Handwerk und Mittelstand im Saarland.