Belege automatisch erfassen: Foto, E-Mail, E-Rechnung

Wie lassen sich Belege automatisch erfassen?

Du kannst Belege automatisch erfassen, indem du Foto, PDF, E-Mail-Anhang oder E-Rechnung in einen gemeinsamen Eingang leitest. Die Software liest vorhandene strukturierte Daten oder erstellt per KI-OCR einen Vorschlag für Lieferant, Datum und Betrag. Danach prüft ein Mensch den Beleg und gibt die Zuordnung für die Buchhaltung frei.

Der wichtigste Punkt ist die Reihenfolge. Erst kommt die Originaldatei, dann die Auslesung. Der Vorschlag darf das Original nie ersetzen. Nur so bleibt sichtbar, was tatsächlich eingegangen ist und was die KI daraus abgeleitet hat.

Foto, PDF und E-Rechnung sind nicht dasselbe

Die Qualität der Erfassung hängt stark vom Eingang ab.

Bei ZUGFeRD/Factur-X kann Griffi die eingebetteten CII-Kopfdaten lesen, bevor eine OCR-Schätzung zum Einsatz kommt. Das ist ein wesentlicher Unterschied: Rechnungsnummer, Datum, Verkäufer und Betrag stammen aus der strukturierten Ebene der Datei. Bei Foto oder klassischem PDF bleibt die Auslesung ein KI-Vorschlag.

Welche Daten KI aus einem Beleg vorbereiten kann

Für einen brauchbaren Belegvorschlag reichen nicht einfach möglichst viele Felder. Entscheidend sind die Angaben, mit denen dein Team den Beleg finden, prüfen und übergeben kann:

• Lieferant oder Verkäufer,
• Rechnungs- beziehungsweise Belegdatum,
• Rechnungsnummer,
• Brutto- und Steuerbetrag,
• Währung,
• Leistungs- oder Lieferzeitraum,
• Bezug zu Kunde, Auftrag oder internem Vorgang,
• Status der Prüfung,
• Herkunft und Originaldatei.

Einige Angaben stehen direkt in der Datei. Andere ergeben sich aus dem Betriebskontext. Wenn ein bekannter Lieferant immer einem bestimmten Vorgang zugeordnet wird, kann die Software das vorschlagen. Der Mensch muss trotzdem erkennen können, warum dieser Vorschlag entstanden ist.

Der sichere Ablauf vom Eingang zum freigegebenen Beleg

1. Einen zentralen Eingang schaffen

Belege sollten nicht gleichzeitig in privaten Postfächern, Messenger-Verläufen, Papierstapeln und Download-Ordnern verschwinden. Lege einen betrieblichen Eingang fest. Das kann ein Rechnungspostfach, ein Upload in der Zentrale oder ein definierter Scanprozess sein.

Griffi unterstützt E-Mail und Upload. Einen WhatsApp-Belegeingang bewerben wir nicht als live. Wenn ein Mitarbeiter ein Foto aufnimmt, gehört es über den kontrollierten Upload in den Belegprozess.

2. Das Original unverändert erhalten

Die Datei wird mit ihrer Herkunft gespeichert. Bei einem E-Mail-Anhang gehören Nachricht und Anhang zusammen. Bei einer E-Rechnung bleibt die strukturierte Ebene erhalten. Bei einem Foto bleibt das Foto die Ausgangsbasis.

Ändere das Original nicht, um einen Erkennungsfehler zu kaschieren. Korrekturen passieren im Vorschlag oder durch eine neue Rechnung des Lieferanten.

3. Daten lesen oder vorschlagen

Strukturierte Daten haben Vorrang vor OCR. Das verhindert, dass eine gut gemeinte Bilderkennung einen bereits exakt vorhandenen Betrag neu errät. Fehlt eine strukturierte Ebene, kann KI-OCR Betrag, Datum und Lieferant vorschlagen. Diese Funktion bleibt bei Griffi als Beta eingeordnet. Wir nennen bewusst keine pauschale Genauigkeitsquote.

4. Den betrieblichen Zusammenhang herstellen

Ein Beleg ohne Kontext erzeugt später Rückfragen. Ordne ihn deshalb einem Lieferanten, Kundenfall, Auftrag oder Leistungszeitraum zu. Wenn die Zuordnung unklar ist, gehört der Beleg in eine Prüfschlange.

5. Menschlich prüfen und freigeben

Die zuständige Person vergleicht Vorschlag und Original. Sie prüft mindestens Lieferant, Datum, Betrag, Steuer und betrieblichen Bezug. Erst danach erhält der Beleg den freigegebenen Status für die Übergabe.

6. An genau ein Buchhaltungsziel übergeben

Ein freigegebener Beleg braucht einen eindeutigen Zielweg. In Griffi kann das die native Buchhaltung, DATEV, Lexware Office, sevdesk oder WISO MeinBüro sein. Mehrere parallele Ziele erhöhen das Risiko von Doppelarbeit und unterschiedlichen Ständen.

Warum menschliche Freigabe kein Rückschritt ist

Automatisierung wird oft daran gemessen, ob ein Mensch noch klicken muss. Für Buchhaltung ist das die falsche Kennzahl. Entscheidend ist, wie viel Such-, Tipp- und Sortierarbeit vor der Entscheidung entfällt.

Ein guter Ablauf legt dem Menschen nicht eine leere Maske vor. Er zeigt Original und Vorschlag nebeneinander, markiert Unklarheiten und hält die Herkunft fest. Die Freigabe dauert dann Sekunden, bleibt aber eine echte Entscheidung.

Diese Fälle sollten automatisch in die Prüfung gehen:

• Betrag oder Datum fehlt,
• Lieferant ist unbekannt,
• Rechnung könnte doppelt sein,
• strukturierte Daten und sichtbare Darstellung widersprechen sich,
• Leistungsbezug ist unklar,
• Steuerangaben wirken ungewöhnlich,
• Originaldatei kann nicht gelesen werden.

Was nach der Erfassung an die Buchhaltung geht

Eine Belegerfassung ist erst nützlich, wenn der nächste Schritt funktioniert. Beim DATEV-Weg bündelt Griffi die geprüften Belegdaten, Originaldateien, Ausgangsdokumente, den Buchungsstapel, eine separate Fehlerliste und ein Manifest. Warum diese Vorbereitung nicht mit fertiger Buchhaltung verwechselt werden darf, erklärt KI-Buchhaltung für kleine Betriebe.

Bei Lexware Office kann eine eingerichtete API-Übergabe genutzt werden. sevdesk unterstützt einen kontrollierten Entwurfs- beziehungsweise manuellen Übergabeweg. Für WISO MeinBüro steht ein manuelles Paket zur Verfügung. Welches Ziel aktiv ist, legt der Betrieb bewusst in Griffi fest.

Belege automatisch erfassen mit Griffi

Dokumente & Buchhaltung ist Teil jeder Griffi-Grundstufe. Der Belegprozess steht damit nicht neben dem Kundenfall. Eine Lieferantenmail, eine Rückfrage, das zugehörige Dokument und die spätere Übergabe bleiben in der Zentrale verbunden.

Das ist besonders für kleine Betriebe relevant. Der größte Zeitverlust entsteht selten an einer einzelnen Rechnung. Er entsteht, weil niemand mehr weiß, wo die Datei liegt, wer sie geprüft hat und zu welchem Auftrag sie gehört.

Griffi löst nicht jede buchhalterische Aufgabe. Es gibt keinen öffentlichen Anspruch auf automatischen Bankabgleich, UStVA/ELSTER oder fertige Steuerbuchungen. Der Fokus liegt auf einer sauberen Kette von Eingang, Vorschlag, Freigabe und Übergabe.

Häufige Fragen zur automatischen Belegerfassung

Kann KI einen Beleg vollständig automatisch buchen?

Sie kann Daten vorbereiten und Zuordnungen vorschlagen. Die fachliche Freigabe und endgültige Buchung bleiben bei verantwortlichen Menschen beziehungsweise der Steuerkanzlei.

Ist eine E-Rechnung immer genauer als OCR?

Ihre strukturierten Daten sind maschinenlesbar und müssen nicht aus dem Bild geschätzt werden. Inhaltlich können sie trotzdem falsch sein. Deshalb bleibt die fachliche Prüfung nötig.

Was passiert mit dem Originalbeleg?

Er bleibt die unveränderte Ausgangsbasis. Vorschläge, Korrekturen und Zuordnungen werden getrennt davon nachvollziehbar geführt.

Kann ich Belege per E-Mail erfassen?

Ja. Ein betriebliches Rechnungspostfach ist ein sinnvoller Eingang. Nachricht, Absender und Anhang sollten gemeinsam dem richtigen Vorgang zugeordnet werden.

Welche Belege gehören in die Prüfschlange?

Alle Belege mit fehlenden, widersprüchlichen oder ungewöhnlichen Angaben. Eine sichtbare Fehlerliste ist besser als eine automatisch erzeugte Sicherheit, die nicht belegt ist.

Belege automatisch zu erfassen heißt nicht, Menschen aus der Buchhaltung zu entfernen. Es heißt, ihnen Original, Kontext und Vorschlag so vorzulegen, dass sie schnell und sicher entscheiden können.

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