E-Rechnung schreiben: Anleitung in 6 Schritten

Wie schreibst du eine E-Rechnung Schritt für Schritt?

In sechs Schritten: das passende Format wählen, die Pflichtangaben nach § 14 UStG sammeln, die Rechnung im strukturierten Format erzeugen, sie vor dem Versand technisch prüfen, versenden und anschließend korrekt archivieren. Eine normale PDF, die du aus Word exportierst, reicht dafür nicht: Eine elektronische Rechnung ist gesetzlich ein Dokument in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der Norm EN 16931. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.

Ab wann musst du überhaupt ausstellen?

Empfangen müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gilt eine gestaffelte Übergangsregel nach § 27 Abs. 38 UStG: Bis zum 31. Dezember 2026 darf grundsätzlich noch auf Papier abgerechnet werden; andere elektronische Formate wie eine einfache PDF benötigen die Zustimmung des Empfängers. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz; bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bleibt die Übergangsregel bis Ende 2027 nutzbar. Die Zustimmung ist bei einer einfachen PDF erforderlich, nicht bei Papier. Ab dem 1. Januar 2028 endet diese umsatzbezogene Übergangsregel für alle. Die FAQ des Bundesfinanzministeriums erläutern die Übergangsregeln und Ausnahmen. Den vollständigen Fahrplan mit allen Ausnahmen erklärt der Beitrag E-Rechnung-Pflicht 2027.

Schritt 1: Format wählen

Für B2B-Rechnungen an Firmenkunden ist ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X bei Bezug nach Frankreich meist die pragmatischste Wahl, weil die Datei eine lesbare PDF mit eingebettetem XML verbindet. Für Behörden gelten zusätzliche Vorgaben des jeweiligen Empfängers. Der Bund akzeptiert neben XRechnung auch geeignete ZUGFeRD-Rechnungen; maßgeblich sind Formatprofil und Übermittlungsweg laut Bundes-FAQ. Beide Formate erfüllen dieselbe europäische Norm EN 16931, sie unterscheiden sich nur in der Verpackung. Die Unterschiede im Detail erklärt der Beitrag ZUGFeRD, XRechnung & Factur-X: Formate erklärt.

Schritt 2: Pflichtangaben nach § 14 UStG sammeln

Unabhängig vom Format muss eine Rechnung bestimmte Angaben enthalten, sonst ist sie unvollständig, egal wie sauber das XML aufgebaut ist:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers
• Ausstellungsdatum
• Eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
• Der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Schritt 3: Rechnung im strukturierten Format erzeugen

Hier passiert der eigentliche Unterschied zur klassischen Rechnung: Die Software muss die oben genannten Angaben in ein maschinenlesbares XML nach EN 16931 packen, nicht nur hübsch auf einer PDF-Seite anordnen. Ein Ausdruck, der aussieht wie eine Rechnung, aber keine eingebettete strukturierte Ebene besitzt, bleibt rechtlich eine „sonstige Rechnung” und keine E-Rechnung.

Schritt 4: Vor dem Versand technisch prüfen

Bevor du eine Datei verschickst, lohnt sich ein Regel-Check. Der kostenlose E-Rechnungs-Prüfer führt die gebündelten EN-16931-/XRechnung-Schematron-Regeln direkt im Browser aus, ohne Upload auf einen Server, und prüft zusätzlich die Einbettung verwendeter PDF-Schriften. Das Ergebnis ist bewusst technisch: Es belegt weder steuerliche Anerkennung noch Authentizität, Integrität, vollständige PDF/A-Konformität oder die Annahme durch den konkreten Empfänger.

Schritt 5: Versenden und den Zugang sicherstellen

Kläre vor dem ersten Versand mit größeren Geschäftskunden, welches Format und welchen Übermittlungsweg sie akzeptieren, manche erwarten reines XML, andere ein Hybridformat per E-Mail. Wie eine eingehende E-Rechnung auf der Empfängerseite sauber durch den Betrieb läuft, von Original über technische bis zur fachlichen Prüfung, erklärt ausführlich der Beitrag E-Rechnung empfangen: Was Unternehmen bis 2027 tun müssen.

Schritt 6: Archivieren

Die Originaldatei muss unverändert aufbewahrt werden, auch wenn du sie zusätzlich in ein Buchhaltungssystem überträgst. Eine E-Rechnung allein begründet keine pauschale GoBD-Konformität, dafür zählen der gesamte Prozess, Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen und die Verfahrensdokumentation deines Betriebs insgesamt.

Klassische Rechnung vs. ausgestellte E-Rechnung

Wie Griffi den Rechnungsentwurf vorbereitet

Dokumente & Buchhaltung ist bei Griffi in jeder Grundstufe enthalten, schon ab Light für 49 €/Monat (netto zzgl. USt.), und kein separates Modul. Aus einem Vorgang heraus bereitet Griffi eine Rechnung als hybride ZUGFeRD-/Factur-X-Datei mit eingebettetem EN-16931-XML und eingebetteten Schriften vor. Ein Mensch prüft Positionen, Preise und Pflichtangaben und gibt die Rechnung erst danach frei. Pflichtfeld- und Formatprüfungen helfen bei der technischen Qualität, ersetzen aber keine steuerliche oder rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Details zum gesamten Dokumentenfluss zeigt die Seite Dokumente & E-Rechnung.

Häufige Fragen zum Schreiben einer E-Rechnung

Ist eine normale PDF-Rechnung ab 2025 noch erlaubt?

Ja, aber nur noch als „sonstige Rechnung” und mit Zustimmung des Empfängers, befristet durch die Übergangsregeln bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen, aber sie empfangen können müssen auch sie, das gilt bereits seit dem 1. Januar 2025.

Was bedeutet die 800.000-Euro-Grenze genau?

Sie bezieht sich auf den Gesamtumsatz des rechnungsstellenden Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr und entscheidet, ob die Ausstellungspflicht ab 2027 oder erst ab 2028 greift.

Reicht ein Rechnungsprogramm, das nur PDFs erzeugt?

Nein, jedenfalls nicht für die gesetzliche E-Rechnung. Eine PDF ohne eingebettetes, strukturiertes XML nach EN 16931 bleibt eine „sonstige Rechnung”. Prüfe vor der Umstellung konkret, ob deine Software ZUGFeRD/Factur-X oder XRechnung tatsächlich erzeugen kann, nicht nur eine optisch ähnliche PDF.

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